Conference calls zijn nu hotter dan ooit. Platformen die dit mogelijk maken groeien enorm snel nu iedereen thuis werkt en moet vergaderen op afstand. Natuurlijk wil je dat de videocall zo effectief mogelijk verloopt. Veel mensen kiezen ervoor om een webcam kopen zodat de kwaliteit van de call wordt verbeterd. Maar daarnaast hebben wij ook nog een heleboel andere tips om er een gestroomlijnde online bijeenkomst van te maken. Deze hebben we speciaal voor jou op een rijtje gezet.
Voorbereiding is key
Voordat de meeting van start kan gaan is het belangrijk om je internetverbinding te checken. Check daarnaast ook het geluid en de webcam of deze ook werken. Het zou zonde zijn als er kostbare tijd verloren gaat door technische issues. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je ontspannen bent en op tijd deel kan nemen aan de online video call. Schrijf van te voren wat vragen of mededelingen op zodat je alle informatie ontvangt die je nodig hebt om je werk verder af te ronden.
Rustige werkplek
Zoek een rustig plekje op in je huis zodat er geen verstoringen tijdens de videocall kunnen optreden. Laat het thuisfront ook weten dat je straks een online meeting hebt zodat zij hier ook rekening mee kunnen houden. Daarnaast is het nog belangrijk om te checken of de webcam op een goede hoogte staat zodat jouw collega’s je straks duidelijk kunnen zien.
Agendapunten
zorg ervoor dat er van te voren een agenda is opgesteld voor de vergadering. Hierin kan iedereen punten in kwijt en van te voren al voorbereiden op de onderwerp. Dit zorgt voor een hele effectieve manier van vergaderen zodat iedereen daarna weer verder aan de slag kan.
Leider
Om de agenda goed te kunnen sturen is er een leider nodig. Benoem daarom van te voren een van de teamleden tot leider. Die zal het gesprek starten, begeleiden en afsluiten.
Voorstellen
Heb je een videocall met nieuwe klanten? Dan is het wel zo handig als je van te voren even een voorstelrondje doet. Hierin kan iedereen kort iets over zichzelf vertellen, zijn of haar functie en betrokkenheid bij het bedrijf en de rol die hij of zij zal gaan vervullen in het nieuwe project.
Geduld
Een videocall is natuurlijk even iets anders dan normaal. Het is vaak lastig in te schatten of iemand gaat reageren. Daarom kunnen er stiltes vallen of iedereen praat juist door elkaar heen. Geduld is hierbij een schone zaak. Spreek niet door elkaar heen en laat de gespreksleider zijn werk doen.